Uma busca comum a todas as empresas, de qualquer porte e segmento, é a diminuição e o controle das despesas. Assim, o orçamento matricial, ou gestão matricial de despesas, é uma excelente opção para conseguir este objetivo de forma eficiente e prática. A metodologia auxilia os gestores a ter um melhor controle financeiro através da elaboração do planejamento orçamentário em uma matriz de dois eixos, chamados de entidades e pacotes, como veremos adiante.
Normalmente, as receitas e despesas ficam concentradas em unidades e centros de custos. Isto é, o responsável por cada setor fica encarregado por gerir o orçamento que lhe foi destinado, geralmente pela diretoria da empresa.
Desta forma, há pouca participação dos gestores das unidades na construção do processo orçamentário. Esta pode ser uma desvantagem, pois são eles que tem maior conhecimento das necessidades do setor.
No modelo tradicional, os gestores apenas acompanham os custos ao longo do período fiscal, enquanto aqueles que elaboraram o planejamento orçamentário perdem informações valiosas sobre o que os setores vivenciam no cotidiano.
O modelo matricial, por sua vez, apresenta um orçamento colaborativo, pois demanda a participação de dois gestores para cada despesa e setor. O orçamento é construído sobre uma matriz, dividia em dois eixos: entidades e pacotes.
As entidades são as unidades da estrutura organizacional de uma empresa, como departamentos, setores e centros de custo. São exemplos de entidades o departamento de Recursos Humanos, Comercial, o setor de vendas etc.
Já os pacotes são agrupamentos de receitas e despesas de uma mesma natureza, como custos com salários, aluguel, viagens etc.
Tanto as entidades quanto os pacotes variam de empresa para empresa, pois devem representar a estrutura do negócio e as despesas que são mais relevantes para sua atuação.
Por exemplo: as despesas com viagens costumam ser comuns à várias empresas e, muitas vezes, a diversos setores da instituição. Porém, no orçamento matricial, todas as despesas com essa finalidade são agrupadas em um único pacote e este gerido por apenas um responsável: o gestor de pacote.
Este gestor de pacote é responsável pela análise de um tipo de despesa para toda a instituição. Por outro lado, o gestor de entidade fica responsável por um único setor, propondo o orçamento para todas as despesas que terá neste centro de custo.
Agora que já esclarecemos a estrutura básica do orçamento matricial de despesas, vejamos como ele funciona. Vamos utilizar como exemplo um orçamento desenvolvido em um software para planejamento financeiro, visto que oferece algumas funcionalidades a mais em relação ao orçamento construído em planilhas.
Vale ressaltar que é possível utilizar a gestão matricial de despesas em planilhas, porém é necessário que os gestores tenham mais atenção, para que não haja erros de preenchimento ou no compartilhamento das informações.
Dito isso, vamos para a primeira etapa, chamada de Proposto. Neste momento, o gestor da entidade propõe o orçamento para determinado pacote. O valor apresentado deve corresponder às necessidades daquela unidade, segundo as metas do planejamento estratégico e não apenas repetir os valores do ano anterior.
Após o lançamento dos valores vem a fase de Negociação, pois o gestor de pacote avaliará o orçamento solicitado pela entidade e irá aprovar ou propor outro valor.
Caso seja necessário, o gestor da entidade pode justificar porque solicitou determinado orçamento. O processo se repetirá até que ambos os gestores cheguem a um consenso. Esta é, então, a fase de Aprovação.
Quando o orçamento é aprovado não se pode realizar mais nenhuma alteração, sendo feito apenas o Acompanhamento dos valores ao longo do período fiscal.
É possível que mesmo com todos os esforços em estipular um orçamento plausível para uma entidade, o mesmo não seja realizado na prática. Tanto os estouros quanto as economias no realizado da empresa devem ser avaliados.
Porém, a divergência que mais preocupa a empresa é a que excede o planejado, sendo esta chamada de Tendência. Então, para ajustar o orçamento novamente, podem ser elaborados planos de ação, de acordo com o planejamento estratégico da instituição.
Assim, há um engajamento maior por parte de todos os gestores, que se esforçarão para se manterem dentro da meta, mas também se aplicarão nos planos de ação corretivos, quando necessário.
Como vimos, a matriz orçamentária possibilita o cruzamento de dados, oferecendo um maior gerenciamento financeiro. Além disso, permite uma melhor alocação de recursos, pois o gestor do pacote tem uma visão estratégica, pensando em toda a empresa e não voltada apenas a um determinado setor.
Nesse caso, a empresa deixa de trabalhar exclusivamente com base histórica, desenvolvendo o orçamento de uma forma mais criteriosa, avaliando receitas e despesas anualmente, administrando-as estrategicamente.
A análise das despesas por dois gestores torna o orçamento mais colaborativo, além de evitar o risco que alguns gestores inflacionem os gastos, como infelizmente acontece em algumas instituições.
Por fim, o planejamento estratégico fica alinhado à projeção orçamentária e os esforços são direcionados para uma melhor alocação dos recursos e para a transparência das finanças.
Como já comentamos, há softwares de gestão financeira que possuem o módulo para OMD, proporcionando não só esta forma de orçamento, como também o planejamento de RH, vendas, investimentos, entre outros.
Nele é possível realizar a projeção de cenários, forecast e ainda ter relatórios de fácil visualização, dashboard financeiro e uma consolidação de resultados em poucos segundos.
Assim, ao integrar todas essas funcionalidades, a gestão orçamentária fica eficiente, ágil e segura.
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