Toda empresa lida com um volume enorme de dados. Da parte logística ao financeiro, cada setor da organização gera muitas informações, que devem ser bem-organizadas e gerenciadas, para garantir um bom funcionamento dos negócios.
Embora todos os dados sejam importantes, a área financeira lida com elementos sensíveis e que são a base para a saúde econômica da empresa. Afinal, sem dinheiro em caixa, uma companhia não resiste muito tempo.
Assim, com o crescimento dos negócios, a tendência é que os dados aumentem exponencialmente também. É nesse momento que a automação da área financeira se torna essencial para otimizar processos e garantir sua segurança.
Acompanhe nesse artigo como ter dados financeiros mais confiáveis para realizar uma gestão de caixa mais assertiva.
A área da tesouraria, responsável pelo fluxo de caixa da empresa, lida com as informações sobre movimentações financeiras. O setor precisa de um controle eficiente para ter conhecimento da situação do caixa em determinado momento.
Por exemplo, os gestores podem desejar saber qual a previsão de caixa em 90 dias. Para isso, a tesouraria precisa considerar as entradas e saídas programadas, bem como os investimentos e valores já contabilizados.
Quanto mais detalhados forem os dados, mais preciso será o controle do caixa. E essa qualidade de informação permite que a empresa tome decisões mais eficientes, com mais agilidade, pois tem a real noção da sua situação.
Isso evita que compromissos sejam assumidos ou planos sejam elaborados de forma a onerar o caixa, prejudicando sua existência ao longo do tempo.
Além disso, a tesouraria é uma área-chave nas instituições e é fundamental que o gerente do setor tenha total controle das informações, conseguindo repassar os dados necessários para os demais gestores com agilidade e segurança.
Para isso, os processos precisam ser revistos, otimizando tanto o fluxo de números quanto a organização das transações financeiras.
É possível organizar as informações da tesouraria de várias formas, mas dificilmente um processo manual e apoiado em planilhas eletrônicas trará a rapidez e a segurança que a empresa precisa.
Isso porque esses documentos são acessados por muitas pessoas, que podem alterar alguma fórmula ou número sem querer, e demandam a inserção manual de dados, o que aumenta a chance de erro em alguma etapa do processo.
Dependendo do tamanho da empresa, as planilhas financeiras podem ficar enormes, pesadas e se um número estiver errado ali, será muito difícil encontrar o equívoco, mas os resultados podem ser desastrosos.
Por exemplo, se algum pagamento não for devidamente contabilizado (ou estiver programado para o período errado), irá camuflar as finanças, apresentando uma situação que não existe.
Por isso, o melhor caminho é a automação da área financeira, contando com softwares de gestão de tesouraria. Esse tipo de sistema apresenta as funções necessárias para acompanhar o caixa da empresa de forma mais rápida e com maior segurança dos dados.
Assim, a equipe financeira pode deixar as atividades manuais e repetitivas de lado e focar em projetos estratégicos, que trarão ainda mais valor para a empresa.
Isso sem perder a qualidade dos dados apresentados, pois há pouca interferência humana nos processos, visto que os sistemas de gestão da companhia são integrados e realizam seus fluxos de dados automaticamente.
A confiança dos dados financeiros vem de saber que tudo o que está no seu controle de caixa está correto. Ou seja, você sabe que todos os documentos foram contabilizados, os valores estão de acordo com o esperado e nenhuma informação ficou para trás.
Realizar esse processo em planilhas é mais difícil, pois o arquivo pode ser manuseado por diversas pessoas, o que reduz a segurança das informações. Além disso, com o lançamento manual, a chance de erros aumenta.
Por isso, é muito importante investir em um software de gestão de tesouraria, que centraliza todas as informações em um só lugar, além de realizar a atualização dos dados de forma automática.
Com a automação da área financeira, a probabilidade de fraudes e inconsistências contábeis ocorrerem diminui consideravelmente. Isso porque as informações são atualizadas periodicamente e sem interferência humana – ou seja, sem inserção de dados, que podem estar corrompidos.
Contar com um software de fluxo de caixa é essencial para garantir a agilidade da análise dos dados da empresa, além de aumentar a confiança nos dados apresentados, pois tudo é contabilizado e alterado de forma automática.
Assim, a equipe financeira pode focar em atividades mais estratégicas e diminuir o tempo das tarefas manuais e repetitivas – aquelas que podem gerar os erros do fluxo de caixa.
Uma gestão de tesouraria eficiente leva em consideração todos os valores a pagar e receber da empresa, acompanhando de perto a movimentação dos recursos, para que nenhum dado fique mascarado – e essa é a função do software de gestão de tesouraria.
Por melhor que seja seu caixa hoje, se ele não for bem administrado, não durará para sempre. Por isso, vale a pena investir em um software de gestão de tesouraria, que consolide todos os dados necessários de forma rápida, segura e confiável.
Quanto mais transparente for seu controle de caixa, melhores serão os resultados do seu negócio, pois todas as decisões serão tomadas com base em informações reais e confiáveis.
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